CLM: Conoce el mejor software de gestión de contratos para tu empresa

Webdox es un software de gestión de contratos orientado a la eficiencia del departamento legal, que se puede utilizar en todas las áreas de tu negocio.

Un Sistema de Administración o Gestión de Contratos (más conocido Contract Lifecycle Management, CLM software por sus siglas en inglés), toma por completo todo el proceso de creación y gestión de los contratos. Automatiza, consolida y agiliza procesos, archivos, y comunicaciones para una correcta gestión contractual y compliance dentro de una empresa. Abarca un control amplio de nuevos y antiguos contratos, y se orienta a cumplir tanto regulaciones gubernamentales como normas profesionales.

Este sistema permite, en primer lugar, estandarizar la comunicación de la gerencia legal con todos los clientes internos pertenecientes a diferentes departamentos dentro de la organización; en segundo lugar, gestiona la carga de trabajo de los abogados y la asignación de tareas; en tercer lugar, gestiona el contenido de los contratos y documentos, y en cuarto lugar, controla procesos mediante el uso de indicadores para medir la creación, negociación y aprobación de contratos.

En resumen, un CLM permite al área legal automatizar y controlar la eficiencia y eficacia del equipo legal, y su interacción con los otros departamentos de la empresa (evidenciando las áreas de mejora tanto legales como de otras áreas). Adicionalmente, el sistema es capaz de alertar según fechas o hitos clave, además de ordenar fácilmente cada contrato en un repositorio o biblioteca electrónica bajo criterios específicos.

Es importante destacar que un CLM es sin duda, una herramienta clave para un abogado, y lo es también para cualquier persona que gestione contratos con compras, proveedores, vendedores y consultores, así como para recursos humanos. Existen muchos tipos de contratos en las áreas mencionadas: de prestaciones de servicios, arrendamientos, de trabajo, anexos y sesiones, por mencionar solo algunos.

Utilizar un software enfocado en contratos ayuda a la gerencia legal a estar en control de cada fase del ciclo de vida de un documento, rastreando sistemáticamente todos los detalles de cada paso del contrato.

Beneficios de utilizar un CLM

Un CLM es una solución tecnológica que mejora la creación, negociación y control de los cumplimientos y obligaciones contractuales, al permitir que circule su ciclo sin contratiempos. Se visibiliza cada fase y proceso con su debida información y seguimiento, para dar trazabilidad a cualquier etapa del proceso contractual y a todo el contenido al interior del contrato.

Integrar CLMS, entonces, trae una serie de beneficios a la gerencia legal y a las empresas en general:

• Flexibilidad: se adapta fácilmente a las herramientas de la empresa para gestionar los contratos. Webdox permite diseñar procesos de solicitud y creación de contratos de manera fácil, con aprobaciones y orientado a la sistematización para cada empresa.
• Usabilidad: es una herramienta que permite la gestión de los contratos de manera sencilla e intuitiva. Webdox tiene un interfaz y experiencia de usuario amigable para todos los pasos de la generación de contratos.
• Inteligencia: permite tomar decisiones acertadas y basadas en la información de los contratos. Puedes generar alertas específicas (y generales en base a tus tipos de contratos) sobre fechas, hitos, renegociaciones, etc., presentes en tus contratos.
• Riesgo y compliance: con un CLM es posible identificar y prever los riesgos asociados al cumplimiento de los contratos y también asegurar el contenido correcto en la creación de cada contrato.
• Control financiero: mayor control de todos los aspectos financieros asociados a la ejecución de los contratos. Con Webdox puedes tener todos los contratos en un solo lugar, con control de términos y condiciones financieras, validación de precio y términos de pago, firma electrónica e integración con ERP.
• Para toda la empresa: permite tener todos los contratos centralizados y siempre disponibles, donde cada área de una compañía tiene acceso a los repositorios de sus contratos, y compartir solo con personas que tienen los permisos y accesos necesarios.
• Oportuno: en el momento preciso, la gerencia puede exigir obligaciones, cumplir con auditorías, redacciones y ediciones.

Webdox como CLM y el ciclo de vida de tus contratos

Webdox es sencillo, práctico, fácil de implementar y moldeable para el segmento Enterprise, y muy bien empaquetado para el segmento de empresas grandes y medianas a las necesidades del usuario:

• Todo el ciclo de vida de los contratos se encuentra en un solo lugar, para poder gestionar de manera eficiente tanto la solicitud como la confección, validación y firma de los documentos.
• Con el motor de OCR e Indexación, es posible almacenar y encontrar tus contratos en un par de segundos, con capacidad de procesar documentos por medio de palabras clave, filtros o imágenes, pues el buscador consta de reconocimiento óptico de caracteres.
• Encontrados los contratos y documentos en el repositorio, Webdox permite además revisar el archivo mismo y sus cláusulas, accediendo a toda la historia de este, incluyendo por qué se solicitó, qué se discutió, cómo se negoció y quiénes lo aprobaron y porqué.
• Por medio de alertas, es posible administrar eficientemente las fechas e hitos clave de los contratos y visualizar el estado de renovación de cada documento.
• Todo el proceso asociado al ciclo de vida se puede automatizar con la funcionalidad de Workflow en Webdox: una solución tecnológica que mejora la gestión de documentos al permitir que circulen sin retrasos. Consiste en un estudio de los aspectos operacionales de un flujo de trabajo, incluyendo la estructuración de tareas, su método de realización, su orden correlativo y sincronización. De esta forma, un workflow permite vislumbrar el fluir de la información y el seguimiento a ese cumplimiento de tareas.

En suma, Webdox te ayuda a visualizar, controlar y automatizar los contratos en todas sus fases y en un solo lugar. Es una plataforma eficiente que permite ahorro de tiempos y ayuda a gestionar eficaz y rápidamente los contratos de la empresa.